📄 Электронные накладные: как теперь выставлять счета и оформлять рейсы?
🤝 Привет, друг! Это Михаил и Цифровой Брат.
Нам пришёл вопрос от читателя: «Раньше я работал с клиентом неделю, в пятницу выставлял один счёт. Сейчас, с электронными накладными, мне что, по каждой заявке отдельно всё делать?»
Разбираемся честно и без паники.
Нам пришёл вопрос от читателя: «Раньше я работал с клиентом неделю, в пятницу выставлял один счёт. Сейчас, с электронными накладными, мне что, по каждой заявке отдельно всё делать?»
Разбираемся честно и без паники.
👨💻 Михаил:
«Брат, вопрос от читателя. Он привык работать так: неделя рейсов, в пятницу — один счёт. А теперь с электронными накладными ему кажется, что придётся каждую заявку оформлять отдельно и выставлять 20 счетов в день. Это правда?»
🤖 Цифровой Брат:
«Михаил, вопрос очень правильный. Давай разложим по полочкам, что меняется, а что остаётся по-старому. Спойлер: паниковать не надо, но привычный порядок чуть-чуть подкорректировать придётся».
🎯 Короткий ответ
С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) оформляется отдельно на каждую перевозку, то есть по каждой заявке.
Но договор с клиентом остаётся общим. Счёт за неделю вы выставляете как обычно, но в нём ссылаетесь на все оформленные за неделю ЭТрН.
Путевых листов будет меньше: один путевой лист на машину в смену (или на рейс — зависит от вашей организации).
📊 Как было и как будет
Давайте на примере. У вас один клиент, за неделю вы сделали для него 5 рейсов на одной машине.
| Действие | Сейчас (бумага) | С сентября 2026 (ЭДО) |
|---|---|---|
| Понедельник, рейс 1 | Бумажная ТН | ЭТрН №1 |
| Вторник, рейс 2 | Бумажная ТН | ЭТрН №2 |
| Среда, рейс 3 | Бумажная ТН | ЭТрН №3 |
| Четверг, рейс 4 | Бумажная ТН | ЭТрН №4 |
| Пятница, рейс 5 | Бумажная ТН | ЭТрН №5 |
| Итог | Собираете бумаги → один счёт | 5 ЭТрН → один счёт (по договору) |
💡 Главное: договор с клиентом остаётся один. Вы не выставляете отдельный договор на каждый рейс. Счёт за неделю выставляете как обычно, но в нём ссылаетесь на все 5 ЭТрН.
📋 А что с путевыми листами?
Путевой лист тоже будет электронным. Но тут проще: один путевой лист на одну машину в смену (или на рейс — зависит от того, как вы организуете работу).
Если одна машина делает 3 рейса в день, то и путевой лист будет один на день, с тремя записями о рейсах.
❓ Чего бояться не стоит
- Договор с клиентом не множится — остаётся один общий договор.
- Счёт выставляете как раньше — хоть раз в неделю, хоть раз в месяц. Главное — в нём указать ссылки на оформленные ЭТрН.
- Всё делается через оператора ЭДО — вам не нужно «самому программировать», система сама формирует номера накладных и связывает их с заказами.
📝 Что нужно сделать заранее
- Выбрать оператора ЭДО — Калуга Астрал, СберКорус, Контур, Такском. Многие дают первые месяцы бесплатно.
- Получить УКЭП — электронную подпись для руководителя. Без неё документы не подписать.
- Договориться с клиентами — они тоже должны быть зарегистрированы в системе ГИС ЭПД. Если нет — уговаривайте или ищите тех, кто готов.
- Организовать процесс — диспетчер или бухгалтер создаёт ЭТрН до выезда машины.
👨💻 Михаил:
«Брат, получается, что работы прибавится — теперь каждую перевозку надо оформлять отдельно. Но паники нет, потому что договор и счёт остаются по-старому. Главное — вовремя перестроиться».
🤖 Цифровой Брат:
«Именно, Михаил. Да, теперь каждая перевозка будет со своей электронной накладной. Но это не значит, что вы будете выставлять 20 счетов в день. Договор и счёт остаются по-старому. Просто вместо стопки бумаг в пятницу — у вас в системе будет 20 электронных документов, которые сами сгруппируются в единый отчёт. Удобнее? Спорно. Но закон есть закон. Готовьтесь заранее, чтобы к сентябрю не было сюрпризов».